Bisnis

Empat kekurangan pengiriman TI

[ad_1]

Meskipun semakin pentingnya dan kebutuhan untuk inovasi dan pengiriman melalui teknologi informasi dalam beberapa tahun terakhir, beberapa permintaan pengiriman TI tidak memberikan hasil dan manfaat yang diharapkan oleh pelanggan yang bersangkutan. Penting untuk memahami alasannya.

Selama tahun 2017, kami melakukan survei untuk mendapatkan umpan balik dari unit bisnis atas penilaian mereka terhadap kualitas penyampaian TI selama tahun tersebut. Hasil survei telah seimbang dalam hal efektivitas penyampaian TI, tetapi beberapa tema umum yang perlu ditangani sebagai area kelemahan kritis yang akan dibahas dalam artikel ini secara konsisten disorot.

Kami pada dasarnya mengidentifikasi empat kekurangan terpenting dari pengiriman TI:

1) Kurangnya “kesepakatan” yang jelas antara tim TI dan unit bisnis:

Unit bisnis sering langsung mencari solusi untuk suatu masalah tanpa pemahaman yang menyeluruh tentang masalah yang ditangani atau manfaat dari solusi tersebut. Agar pengiriman TI berhasil, Dokumen Perjanjian harus disiapkan dan diterima oleh unit bisnis dengan deskripsi masalah yang jelas dan kasus bisnis yang jelas yang mencakup definisi yang jelas tentang faktor keberhasilan implementasi proyek.

Dokumen perjanjian tidak harus berupa dokumen jangka panjang, karena dokumen proyek akan mencakup rinciannya, tetapi perlu untuk memastikan bahwa produk akhir dari pengiriman TI akan memenuhi permintaan unit bisnis dan untuk memastikan bahwa keduanya pihak memiliki kesamaan pemahaman masalah dan solusi relatif. Dokumen tersebut setidaknya harus mencakup hal-hal berikut:

  • Ringkasan bisnis plan.

  • Keluaran (output).

  • jadwal/rencana.

  • Milestones: Milestones dapat berupa jenis penerimaan pelanggan, pengukuran kemajuan, ketergantungan eksternal, dan realisasi manfaat. Milestones dapat terjadi setelah tanggal berakhirnya inisiatif, terutama untuk merealisasikan manfaat. Setidaknya harus ada 3 tahap utama kepuasan pelanggan, awal, tengah dan akhir.

  • Anggaran dan perkiraan biaya.

  • Prasyarat/Ketergantungan.

  • Risiko.

  • Jaminan Kualitas: Selain standar jaminan kualitas standar, bagian ini harus mencakup faktor keberhasilan yang terukur dan menentukan apakah pengiriman TI dianggap berhasil atau tidak. Jika proyek tidak dapat mengidentifikasi faktor keberhasilan yang diperlukan untuk keberhasilan implementasi, ruang lingkup proyek dapat dengan mudah berubah selama implementasi dan kualitas tahap akhir proyek dapat dengan mudah didiskusikan karena tidak ada ukuran keberhasilan yang ditentukan. Sangat penting untuk memiliki definisi yang terukur tentang ruang lingkup dan apa yang merupakan implementasi yang sukses dari pengiriman TI.

Tanpa persetujuan terdokumentasi dari unit bisnis, pengiriman TI dapat dengan mudah menjadi kurang efektif atau bahkan gagal karena penundaan implementasi, perubahan ruang lingkup, atau ketidaksepakatan tentang apa yang diharapkan dari pengiriman yang diperlukan.

II) Manajemen proyek yang buruk

Secara umum, manajer proyek harus mampu mengelola dan mengkoordinasikan semua logistik proyek. Banyak manajer proyek di bidang TI biasanya berfokus pada penyampaian solusi teknologi dan tidak membahas banyak faktor lain yang diperlukan untuk keberhasilan penyampaian TI seperti:

  • Perencanaan (kegiatan dan sumber daya)

  • Lingkup

  • Memperkirakan waktu

  • Biaya

  • pengembangan anggaran

  • dokumentasi

  • Manajemen Risiko dan Masalah

  • Pemantauan dan pelaporan kemajuan

  • Kontrol kualitas

  • Menyadari manfaatnya

Meskipun daftar di atas tampak jelas dan didokumentasikan dalam setiap metodologi manajemen proyek, banyak hasil TI yang gagal karena manajer proyek berfokus pada subset di atas dan tidak dapat menyeimbangkan semua tanggung jawab di atas. Manajer proyek harus fokus pada harapan unit bisnis yang memungkinkan dan tanggal pengiriman dan harus dapat membedakan scope creep dari kekhawatiran pengguna yang valid jika dia ingin meningkatkan efektivitas dan mengurangi jumlah kegagalan proyek.

iii) Kurangnya Perencanaan yang Memadai:

Secara umum, kinerja penyampaian yang sukses secara langsung berkaitan dengan efektivitas tahap perencanaan. Sayangnya, banyak tim TI yang tidak sabar dan tidak meluangkan waktu untuk menyusun rencana yang komprehensif untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Kurangnya perencanaan biasanya menghasilkan penyampaian solusi pada waktu yang tidak tepat, cakupan atau target yang tidak tepat, dan pengeluaran yang berlebihan pada biaya/anggaran yang disepakati.

Sebagian besar rencana proyek yang berhasil memiliki pencapaian yang realistis dengan jadwal yang tidak realistis; Atau mereka akan menggunakan model perencanaan usang yang tidak ada hubungannya dengan lingkungan bisnis saat ini. Rencana pengiriman TI harus selaras dengan tren unit bisnis saat ini dan tujuan organisasi serta kebutuhan pengguna akhir. Jika tidak, proyek akan segera gagal.

iv) Kurangnya komunikasi yang jelas

Komunikasi adalah kunci keberhasilan pengiriman TI apa pun. Banyak tim TI yang terlibat dengan unit bisnis selama fase pra-implementasi selama pengumpulan persyaratan dan desain solusi dan kemudian menghilang untuk sementara selama fase implementasi… Dialog reguler antara manajemen eksekutif, manajer proyek, dan pengguna akhir selalu berkontribusi pada keberhasilan penyampaian TI. Banyak unit bisnis melaporkan bahwa kurangnya konektivitas merupakan faktor utama kurangnya pengiriman TI, dan mereka merasa terisolasi pada banyak kesempatan dan kemudian menyajikan masalah atau solusi yang berkontribusi pada kegagalan seluruh tujuan. Agar berhasil dalam pengiriman TI apa pun, aliran komunikasi harus konsisten antara manajer proyek pengiriman TI dan unit bisnis.

Kesimpulannya, untuk meningkatkan penyampaian TI, Anda harus hati-hati menangani keempat elemen yang disebutkan di atas. Mengingat bahwa tim TI fokus pada solusi teknologi dan terkadang merasa puas dengan implementasi hasil yang disepakati, dokumen perjanjian yang konkret membantu dalam mengelola hasil yang diharapkan dengan cara yang efisien. Ini menghemat waktu dan upaya yang signifikan bagi kedua belah pihak dalam mengklarifikasi harapan dan menentukan keberhasilan pengiriman TI.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button