Faktor-faktor yang perlu diperhatikan saat menulis surat

Bahkan dalam menghadapi kemajuan teknologi komunikasi seluler dan SMS, penulisan surat tetap menjadi sarana komunikasi yang penting dan efektif. Mereka sering diselesaikan dalam bentuk surat, terutama dalam diskusi dan kesepakatan formal.

Menulis surat tanggal kembali ke masa lalu. Ini adalah metode komunikasi melalui pena dan semacam kertas. Catatan yang disampaikan di kelas antara teman adalah pesan. Tapi pesan formal adalah apa yang akan kita fokuskan dalam diskusi ini.

Sangat penting untuk mempelajari cara menulis surat dengan jelas dan efektif. Jika tidak, Anda gagal menyampaikan pesan yang benar. Hal yang baik tentang menulis surat, dibandingkan dengan komunikasi verbal, adalah Anda memiliki waktu sejenak untuk berhenti dan memikirkan apa yang ingin Anda katakan, mengatur hal-hal yang ingin Anda katakan, dan pada saat yang sama Anda dapat memilih kata yang tepat untuk menyampaikan pesan yang jelas.

Dalam menulis surat, nyatakan tujuan Anda. Ini akan membuatnya lebih mudah untuk membangun kalimat Anda. Atur pikiran Anda terlebih dahulu. Jika memungkinkan, Anda dapat menyusun kerangka terlebih dahulu dan menulis surat ujian. Bacalah berulang-ulang dan edit sepanjang jalan seperlunya.

Jelas dan pastikan data Anda lengkap. Berikan nama, tanggal, tempat, waktu, nomor kontak, alamat, dan detail spesifik lainnya yang diperlukan dan sesuai. Jika perlu, sebutkan alasan utama penulisan surat ini dan apa yang ingin Anda capai dari mengkomunikasikan surat ini.

Dapatkan nada yang tepat. Itu selalu penting untuk mendapatkan nada yang tepat. Hindari bersikap terlalu formal atau terlalu spontan. Secara umum, surat bisnis harus memiliki nada yang lebih formal. Pesan pribadi untuk teman lebih formal. Gunakan kata-kata hormat yang khas dalam surat-surat formal.

Buatlah kalimat Anda sesederhana dan sejujur ​​mungkin. Pembaca akan selalu merasakan apakah Anda nyata atau hanya cerita. Hindari istilah-istilah yang asing bagi penerima. Bahkan, sebagai aturan umum, hindari menggunakan kata-kata yang sangat penting. Gunakan kata-kata umum sesering mungkin. Misalnya, jika Anda bermaksud sesuatu yang besar, hindari penggunaan kata “besar” yang berarti besar atau besar.

Pidato yang ditulis dengan baik tidak dilingkari. Ini mengarah pada kesimpulan dengan cara yang jelas. Ini mempertahankan pesan yang halus namun lengkap. Itu tidak bertele-tele karena itu membuat pembaca lebih membingungkan.

Sebuah pesan yang baik memiliki inti dari pesan di paragraf pertama. Memperluas detail saat pesan berlanjut. Paragraf yang berhasil semuanya mendukung gagasan utama.

Paragraf terakhir biasanya merangkum pesan dan meluas dalam kaitannya dengan penerima. Pada bagian ini, biasanya Anda mengucapkan terima kasih karena telah meluangkan waktu untuk membaca apa yang telah Anda tulis. Ini juga merupakan bagian di mana apresiasi diungkapkan.

Ada banyak format yang bisa Anda ikuti. Tapi biasanya, dalam setiap huruf ada lima bagian. Yang pertama adalah tanggal dan waktu. Yang kedua adalah alamat pengirim (alamat Anda). Ketiga: salam (sering dimulai dengan “sayang”). Keempat adalah isi pesan. Ini adalah pesan utama Anda dan bagian terbesar dari pesan tersebut. Kelima adalah kesimpulan atau tanda tangan Anda.

Bisnis

Leave a Reply

Comment
Name*
Mail*
Website*