Bisnis

Manajemen Layanan Bersama – Perluasan ITSM ke Unit Organisasi Non-TI

Peran teknologi dalam bisnis lebih penting dari sebelumnya. Ada tekanan baru pada teknologi informasi dan keuangan untuk membantu departemen lain, seperti sumber daya manusia, fasilitas, dan layanan pelanggan, mengotomatisasi proses bisnis mereka. Selain itu, pengguna akhir yang paham teknologi menuntut layanan mandiri dalam segala hal yang mereka lakukan.

Secara tradisional, perusahaan telah menggunakan model manual atau membeli alat bitmap yang berfokus secara individual yang dirancang untuk mengotomatisasi fungsi tertentu yang didorong oleh kebutuhan bisnis dan aliran pembiayaan yang berbeda. Sayangnya, solusi BPM ini biasanya terpisah dari bisnis, dan memerlukan penyesuaian yang ekstensif dan sangat mahal agar sesuai dengan batasan anggaran dari satu unit organisasi. Belum lagi beban TI untuk memperoleh, memelihara, dan mendukung solusi multipoint.

Faktanya adalah bahwa sebagian besar unit organisasi tertarik untuk mengotomatisasi aktivitas alur kerja serupa. Misalnya, menerima permintaan dari pengguna akhir, menugaskan permintaan itu ke anggota tim, mendapatkan persetujuan, melacak dan melaporkan kemajuan, dll.

Pada saat yang sama, organisasi mencoba memangkas biaya dan menemukan cara inovatif untuk lebih memanfaatkan sistem yang ada.

tanggapan atas permintaan

Bagaimana sebuah organisasi menanggapi permintaan akan solusi otomatisasi proses bisnis tanpa menghabiskan banyak uang atau menempatkan beban yang tidak semestinya pada sumber daya TI?

Satu solusi:

  • Cukup gesit untuk memenuhi tuntutan bisnis saat ini yang berubah dengan cepat
  • Cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan unit organisasi yang berbeda, prosesnya, dan penggunanya
  • Cukup aman untuk menjaga kerahasiaan antar data dari unit organisasi yang berbeda
  • Cukup sederhana untuk memberikan nilai dalam waktu singkat dan tanpa penyesuaian
  • Cukup luas untuk diintegrasikan dengan berbagai alat partisi tertentu

Lebih dari itu

Solusi Manajemen Layanan TI berdasarkan kerangka kerja ITIL (Information Technology Infrastructure Library) sangat cocok untuk fungsi bisnis non-TI. ITIL adalah seperangkat pedoman yang memberikan saran tentang cara menjalankan teknologi informasi sebagai bisnis. Ini adalah pedoman umum dan longgar yang dapat dengan mudah diterjemahkan ke dalam unit organisasi lainnya.

Semua unit organisasi menyediakan beberapa jenis layanan. Misalnya, fasilitas menyediakan layanan kebersihan, peralatan kantor, dan keamanan. Semua penyedia layanan menerima pesanan, mengelola persetujuan, metrik kebutuhan, dan mengikuti proses kemungkinan akan membantu bisnis berjalan dengan lancar. ITIL telah membantu TI beralih dari pemadaman kebakaran berkelanjutan ke perencanaan yang lebih akurat, komunikasi yang lebih baik, dan penyampaian layanan yang terstruktur. Memanfaatkan praktik terbaik standar untuk membantu unit organisasi non-TI “bertindak sebagai bisnis” tentu tidak ada salahnya.

Penggunaan bisnis non-TI

Manajemen fasilitas

· Sumber daya manusia

Dukungan pelanggan eksternal (pusat panggilan)

· Akuntansi

· perlindungan

· hukum

Pelacakan penjualan

Manajemen pasien HIPAA

· Latihan

· pemasaran

· Manajemen proyek

Mulailah

Banyak organisasi yang telah memperluas solusi ITSM mereka ke departemen lain telah memulai perjalanan menggunakan Katalog Layanan. Katalog Layanan memperjelas bahwa layanan bisnis dapat dipesan dan dilacak secara otomatis. Menyediakan layanan bisnis dengan cara yang sederhana dan akrab bagi pengguna mendorong mereka untuk melakukan pemesanan secara formal.

Jika Anda kesulitan menjelaskan bagaimana solusi ITSM Anda dapat diperluas ke proses bisnis non-TI, buat contoh Katalog Layanan Bisnis untuk memulai. Lengkapi katalog ini dengan layanan dari berbagai departemen, seperti pesanan perabot kantor, permintaan perubahan nama, keyboard, dan mouse. Tunjukkan kepada unit organisasi lain beragam fungsionalitas dan kecerdasan yang dapat dikonfigurasi untuk mengarahkan permintaan ke tim yang tepat berdasarkan alur kerja otomatis. Misalnya, proses yang digunakan ketika ada permintaan untuk perekrutan baru. Sewa baru membutuhkan ruang kantor, furnitur, telepon dan peralatan IT. Proses pemenuhan melibatkan koordinasi tugas di beberapa kelompok termasuk sumber daya manusia, fasilitas, komunikasi dan teknologi informasi.

Tanpa otomatisasi, boarding akan berantakan.

Bayangkan saja dapat meminta ruang kantor untuk karyawan baru dalam katalog layanan, mengotomatiskan pemeriksaan pemeliharaan rutin pada alarm kebakaran, dan melaporkan tren dalam departemen layanan pelanggan eksternal, semuanya dalam lingkungan yang terkendali.

Manfaat

Memanfaatkan fungsi ITSM tradisional (seperti tiket, katalog layanan, portal layanan mandiri, manajemen perubahan, persetujuan, manajemen pengetahuan, perjanjian tingkat layanan, dan alur kerja) untuk mengelola layanan non-TI menggunakan praktik terbaik standar, sangat masuk akal secara operasional dan finansial .

  • Dapatkan pengembalian yang lebih baik atas investasi TI Anda Memperluas solusi manajemen layanan tunggal di seluruh unit organisasi menghasilkan total biaya kepemilikan yang jauh lebih rendah
  • membenarkan pengeluaran anggaran Mengizinkan unit bisnis yang berbeda untuk berbagi biaya solusi tunggal
  • Tingkatkan kualitas layanan Memberikan respons yang lebih cepat kepada pengguna akhir/pelanggan melalui layanan mandiri, otomatisasi, dan berbagi pengetahuan
  • Tingkatkan komunikasi internal Berbagi pengetahuan dan menghubungkan operasi ujung ke ujung di berbagai departemen seperti SDM dan Fasilitas

Kesamaan luar biasa antara proses TI dan non-TI, mulai dari menempatkan pesanan, menerima pesanan, memeriksa hak, mengumpulkan persetujuan, memenuhi pesanan, memverifikasi keberhasilan pemenuhan jejak audit penuh, pelacakan dan pelaporan, menjadikan perluasan TI yang tepat sebagai manajemen layanan solusi.Untuk operasi non-TI itu adalah no-brainer.

Proses yang lebih baik, kesalahan manual, dan otomatisasi yang lebih sedikit akan menurunkan biaya, meningkatkan moral karyawan, dan membuat pelanggan lebih bahagia.

Akhirnya

Agar perusahaan unggul dalam lingkungan yang semakin kompetitif saat ini dan tetap tangguh di tengah perubahan yang konstan, organisasi perlu mengotomatisasi proses sedapat mungkin. Pada saat yang sama, TI ditarik ke berbagai arah, dan membantu unit non-TI untuk mengotomatisasi proses bisnis bukanlah prioritas utama. Menawarkan solusi yang mengintegrasikan semua persyaratan unit organisasi yang berbeda, mudah diterapkan dan diperluas, dan membuat otomatisasi proses tersedia di tempat yang sebelumnya tidak ada, dapat menyebabkan kepemimpinan TI memindahkan solusi Manajemen Layanan Bersama ke prioritas tersebut.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button