Kesehatan

Praktek Sistem Manajemen Tugas – Panduan untuk Produktivitas Staf Kantor

[ad_1]

Pernahkah Anda bangun jam 2 pagi dan ingat bahwa Anda lupa melakukan sesuatu yang penting di tempat kerja? Apa peluang Anda untuk kembali tidur?

“Manajemen tugas pusat tidak hanya memberi karyawan saya dan saya kemampuan untuk melacak berbagai hal di satu tempat, tetapi juga memungkinkan transparansi lengkap tentang siapa yang menyelesaikan pekerjaan untuk klien kami,” kata Jason Barnes. “Anda tahu siapa yang mengerjakan tugas dan siapa yang benar-benar menyelesaikannya.”

Enam puluh persen (60%) pemilih dalam jajak pendapat LinkedIn baru-baru ini setuju dengan Jason. Hanya 11% yang menggunakan memori atau kertas untuk mengelola tugasnya, sedangkan 29% sisanya menggunakan email.

Apa manfaat spesifik dari sistem manajemen tugas terpusat?

David Allen, konsultan manajemen dan penulis “Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity,” menawarkan wawasan untuk memaksimalkan efisiensi dan relaksasi pada saat yang sama, untuk memfokuskan energi secara strategis dan taktis tanpa membiarkan apa pun jatuh melalui celah. Rencana manajemen alur kerjanya terdiri dari dua komponen penting: menangkap semua hal yang perlu Anda selesaikan dalam sistem yang dapat diterapkan dan dapat diandalkan; Dan disiplinkan diri Anda untuk membuat keputusan awal dengan rencana tindakan untuk semua masukan ke dalam sistem. Singkatnya, lakukan (dengan cepat), delegasikan (dengan tepat), tunda, atau jatuhkan.

bekerja sebagai satu tim

Aspek penting dari setiap sistem manajemen tugas adalah penangkapan tugas atau dokumentasi. Tugas tidak berdokumen yang tidak layak untuk dikejar atau dibicarakan. Kecuali kita mencapai semua tugas dalam satu sistem, kita harus bergantung pada banyak alat, yang merugikan efisiensi dan efektivitas kita. Sistem manajemen tugas pusat juga memungkinkan transparansi. Jika kartu tugas Anda yang terdokumentasi ditempatkan di repositori tugas pusat, setiap anggota tim kami akan melihat statusnya.

Tingkat transparansi ini secara menyeluruh menciptakan tekanan teman sebaya dan memberikan kesempatan untuk membangun kerangka kerja untuk akuntabilitas formal. Jika Anda harus menghadiri pertemuan rutin dengan tim Anda untuk meninjau backlog Anda, seluruh reputasi dan kredibilitas Anda bergantung pada penyelesaian tepat waktu atau pembaruan setiap tugas yang telah diberikan kepada Anda.

Dua fitur ini, transparansi dan akuntabilitas, memformalkan konsep kerja tim dan pemain tim. Dalam organisasi yang menggunakan sistem pelacakan tugas terpusat, kerja tim berarti menyelesaikan backlog dan pemain terbaik dalam tim adalah anggota dengan backlog terkecil. Selain itu, ketika seorang anggota tim gagal menyelesaikan tugas, anggota lain tahu persis siapa dan kapan mereka membutuhkan bantuan. Kerja tim memiliki arti khusus dalam hal membantu anggota tertentu menyelesaikan tugas tertentu dalam waktu tertentu. Sebuah sistem tiket terpusat menghilangkan bulu yang umumnya terkait dengan kata “kerja tim” dan menyediakan cara sederhana untuk mengukur tingkat kerja sama tim.

manajemen hubungan pasien

“Jika Anda benar-benar ingin menyelesaikan sesuatu, saya sangat merekomendasikan pergi ke IQtell,” kata Brian Koslow, MBA. “Sistem manajemen tugas terbaik yang terintegrasi dengan email, kalender, dan Evernote.”

Ada dua jenis sistem manajemen tugas:

  • Tujuan Umum: Sistem terintegrasi dengan email dan kalender tetapi tidak terintegrasi langsung dengan solusi manajemen praktik Anda yang ada.
  • Khusus: sistem manajemen tugas yang terintegrasi dengan sistem penunjukan pasien, sistem rekam medis elektronik, dan sistem penagihan, yang mengubah sistem manajemen praktik biasa menjadi sistem manajemen hubungan pasien.

Agar dapat beroperasi dan memenuhi kebutuhan pelanggan, kedua jenis sistem tersebut harus mempertahankan tingkat integrasi yang tinggi. Perbedaan antara tujuan umum dan sistem pelacakan tugas khusus ditentukan oleh jenis sistem yang terintegrasi dengan sistem pelacakan tugas Anda.

Kembali ke Sistem Manajemen Praktik, sistem pelacakan tugas yang terintegrasi dengan sistem janji temu pasien, sistem rekam medis elektronik, dan sistem penagihan mengubah sistem manajemen praktik reguler menjadi sistem manajemen hubungan pasien. Bagaimana? Tiket dapat dibuat secara otomatis ketika masalah ditemukan dan dilampirkan langsung ke catatan pasien.

Dengan sistem khusus, setiap pasien memiliki satu set tiket yang tersebar di beberapa anggota tim. Backlog yang terkait dengan pasien tertentu menentukan risiko manajemen hubungan, sedangkan backlog yang terkait dengan setiap anggota tim menentukan kualitas kerja tim anggota tersebut. Jumlah semua jaminan simpanan di semua pasien menentukan risiko praktik saat ini. Tugas manajemen praktik mengurangi prioritas tiket dan mengurangi backlog tiket menjadi nol.

Penarikan vs Pembayaran

Jika Anda menggunakan sistem manajemen hubungan pasien untuk mengelola klinik Anda, Anda akan menerima tiket di meja kerja Anda terkait dengan tanggung jawab Anda. Anda tidak bergantung pada laporan dan kasus lama. Jadi, jika pasien berhutang timbangan kepada Anda, sistem tiket terintegrasi akan memberi tahu Anda kapan pasien itu ada di depan Anda dan tanpa Anda melihat saldo mereka di sistem. Dengan kata lain, sistem tiket terpusat mengubah sistem manajemen praktik Anda menjadi sistem informasi tepat waktu. Sistem tiket membalik mekanisme pengiriman informasi dari Tarik ke Dorong, ketika sistem mendorong informasi kepada Anda daripada membuat Anda menariknya keluar dari sistem.

Untuk menggunakan analogi David Allen, Sistem Manajemen Hubungan Pasien mengunduh semua hal yang harus Anda lakukan secara bebas yang menyumbat pikiran Anda dalam kerangka kerja item pekerjaan yang efisien. Dengan kata lain, ini adalah sistem yang mendorong elemen pekerjaan ke dalam diri Anda, membebaskan pikiran Anda dari detail sambil memungkinkan Anda untuk fokus pada gambaran besar dan ide-ide penting.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button